東日本大震災をはじめ、近年は日本全体で未曾有の大災害を経験しています。

東日本大震災のときは私の住んでいる東京でも予想外のことが起きました。
大地震でしたが、ライフラインはかなり早く復旧。やれ安心と思ったらお店に物資が届かない。お店に行っても買うものがありません。

震源地ならともかく、東京なら道路の寸断もなく、西から入ってくるはず・・・。

なんと、道路等のインフラが正常な状態であったにもかかわらず、個人が燃料をすべて給油してしまったため、物資を運んで来たトラックが帰りの給油をできず、トラックが来れず地方から物資が届かなくなったのです。

本当に災害時っていろんなことが起きますよね。一人だけ助かっても生きられないのに・・・。

さて、地震以外にも日本では大規模災害がたくさん発生しています。

マンション管理組合でも「準備や対策が必要」なのは分かっていますが、どこから手をつけて良いかわかりませんね。

みんなで話し合っても「水の確保」や「老人や子供の安全確保」などの枝葉の議論にどんどん話が広がって、結局保留・・・。

しかし、災害対策の「考え方」を知れば「マンションの災害対策」はしっかり作れます。かなり大変な作業ですが、出来るだけ早急に作り上げて安心・安全を確保できる「資産価値の高い」マンションにしましょう。

災害対策の基本を知ろう（自助・共助・公助）

実際に災害が起こった地域のニュースを見ると、たまに「国や自治体の動きが遅い・・・」と嘆く報道やインタビューが流れます。

しかし、残念ながら、これは当たり前のことなのです。

災害対策の基本的な考え方に自助・共助・公助というものがあります。

簡単に説明すると下記のようになります。

• 自助・・・自分で自分の命を守る
• 共助・・・地域のコミュニティで共に助けあう
• 公助・・・行政による救助・支援によって復興を目指す

つまり、災害対策の基本的な考え方は「国や自治体が援助するのは最終段階の復興のみ」となります。

言い換えれば、「復興の作業ができる最終段階までは自分と地域コミュニティーが協力して生き延びてね」ということです。

このことは、自治体がHPなどで公開している「災害マニュアル」などを見れば確実に書かれています。

この理屈が分かれば、マンション管理組合がやることは明確です。

• 自助（自分で自分の命を守る）は各居住者にお願いする
• 共助（地域のコミュニティで共に助けあう）を徹底的に討論し形にする

の２つです。

専門委員会を設置しよう

マンションの理事会は多いところでも月に2回。通常は月1回が普通だと思います。
このペースだと情報集めだけでも1年ではできません。
いつ起こるかわからない災害に対してあまりに長い検討は意味がありません。「早く作って毎年改定する」のが正解です。

また、「災害マニュアル」は規約改定が必要なこともあります。
例えば、

• 管理規約における「災害マニュアルの位置づけ・根拠」
• 理事会が機能しないときの対策本部設置方法、権限
• 総会が開催できないときの非常時の予算決定方法

など、そのほかにもたくさん問題があります。

短期間に情報を集め、行政に疑問点を確認し、原案を作り総会議案にするためにはかなりのマンパワーが必要です。

専門委員会の設置で一気に全体像を作り上げ、居住者に情報提供をしましょう。

災害マニュアルの具体的な作成方法

あくまでアドバイスですが、作成手順は下記の通りです。もっと専門的なコンサルを使う手もありますが、かなりの費用がかかります。
「完璧な災害対策」なんて絶対にできませんので、毎年改定することを前提に自力で作りましょう

情報を収集しよう！

まずは、情報収集です。
最初は、マンション所在地の自治体（都道府県、市区町村）の災害時マニュアルを手に入れましょう
自助、共助、公助の話が詳細に載っているはずです。

また、災害は地震だけではありません。津波、洪水への対応も書いてあるはずです。

想定していた非難場所が洪水ハザードマップでは危険地域になっていたりしていませんか？

ちなみに当サイト案内人である私の地域は避難場所が川の氾濫危険地域に設定されていました。

あぶない、あぶない・・・。

また、自分のマンションの立地は避難場所よりも硬く安全な地盤であることも分かりました。

移動のリスクを抱えて非難場所に行っても、壊れてるかも・・・。

とにかく、自分が住んでいる地域の災害時マニュアルで自治体がどういうストーリーで災害の全容を掴み、対応しようとしているのかを確認しましょう。

確認する内容は下記のような内容です。理事会や住民への説明で抜けがないようにチェックリストを作るとよいと思います。

• 自助・共助で住民に何を求めているのか
• 日頃からの備え
• ハザードマップ
• 災害時避難場所
• デマに惑わされない災害時の情報源

自治体によっては他にもたくさんの情報があるはずです。
あまり最初から色々な情報を入れてしまうとまとめる作業で混乱します。
住んでいる地域のオフィシャルな情報を確実に整理しましょう。

理事会と情報を共有しよう！

自治体の災害情報を整理したら、まずは理事会へ報告しましょう。

マンション理事会の防災対策で求められていることは「共助」であることが明確になるはずです。
ここで、

• 専門員会の報告内容
• 「自助」でマンションの住民が備えるべきポイント
• 理事会としての方針

が理事会の議事録に残り、区分所有者に配布されることとなります。

居住者に「自助」をお願いしよう

理事会、専門員会では繰り返し居住者の「自助」について必要性を広め、災害に備えることをお願いしましょう。

マンション理事会では基本的に「自助」部分の準備はしないのが普通でしょうから、本当に災害が起こったときに生き残れない住民が出てしまいます。

また、「自助」の情報提供と「準備の依頼」が不十分だと、予算を要求する「総会」で揉めることとなります。

この段階で「自助部分の準備も理事会でやるべき」というクレームが区分所有者から出れば、無理やりに「マンション理事会の準備＝共助」にこだわる必要はありません。
総会における予算の要求が大きくできる上、管理費を上げる理由が明確になるので、理事会としては後の方針作りが容易になることもあり得ます。

災害時マニュアルを作ろう！

情報収集が終わり、理事会の方針が決定したら早急に「災害時マニュアル」を形にしましょう。

とは言っても、何かの見本がないと、なかなか作れるものではありません。

こんなときに便利なのが、「マニュアル作成の手引き」です。

私（案内人）が住むマンションで専門委員会を経験したときにも色々と参考にしましたが、一番勉強になったのが仙台市が作成した「分譲マンション防災マニュアルの手引き」です。
東日本大震災での被害や影響、法整備の限界、共助の具体的な事例など、実際に起こったことをかなり詳細にレポートした上で分譲マンションに絞って手引書が作成されています。

マンションの理事会、専門委員会の方は是非読んでいただきたいと思います。

仙台市 – 分譲マンション防災マニュアルの手引き

備品リストを作成しよう

理事会の方針が決定すると備品もほとんど決まってきます。

いろいろな情報を集めたり、マニュアル作成の手引書などにもたくさん参考事例があります。
ここで重要なのは「命を守るための自助」に関わる備品を居住者にお願いして、マンションの備品から除くことです。

できるだけ共通の費用で購入するものは少なくしましょう。

リストが出来上がったら、「どこで安く手に入れるか？」の検討です。
まずは、管理組合経由で業者の見積もりを取りましょう。

その中でホームセンターでも安く買えるものがあったら代表者が買いに行く前提で見積もり作業を行い、総会へ提案する予算作りとなります。

管理規約との整合性をとろう！

災害時マニュアル（案）が完成したら管理規約との整合性を取りましょう。
災害時マニュアルがない管理組合はその管理規約にも災害時についての記載はないでしょうから、どういう根拠で災害時のマニュアルの有効性があるのかを示す必要があります。

基本的には下記の３段階になります。

継続的に見直しを行う仕組みを作ろう

「災害時マニュアル」はどれだけ頑張っても完璧なものなんて出来上がりません。

細則やマニュアルの規定として

「毎年理事会は防災訓練を行い、マニュアルの有効性を確認し、毎期の総会へ報告しなければならない」

といった項目を入れておくと、どこかで新たに起こった災害にも対応できる立派なマニュアルになります。

注意点１：個人情報の保護について

災害時マニュアルを作っていくとわかるのですが、自治体や町会・自治会と連携し情報交換する場合にどうしても「居住者名簿」が必要になります。
「災害が起こった時に申告してもらえばいいや」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、居住者名簿がないと「安否確認」がしっかりできません。

また、投薬・介助が必要な居住者、乳幼児など、通常とは違った支援をお願いする必要もあります。

私の住むマンションでは居住者名簿の保管と運用をマニュアル化して厳重に保管する規定を作ったため、区分所有者や居住者からのクレームはありませんでしたが、規定に費やした時間は相当なものです。

病歴などデリケートな部分も含んでいるため、十分な検討を行いましょう。

注意点２：「災害時」の明確な規定

マニュアルには、「マニュアルが適用される災害」を明確に規定する必要があります。

理事会が正常に機能していれば、「災害対策本部の設置」自体が必要なく色々な意思決定ができますので、管理規約が優先されマンション全体として問題ありません。

災害については地震、洪水、津波、火山の噴火など色々考えられますが、「理事会が正常に機能しない瞬発的な災害」は大地震です。

そこで、地震が発生した場合の「災害対策本部設置」目安として「ライフラインの喪失」なのか、「震度６以上」なのか基準をしっかりと決めておきましょう。
この場合、マンションに残っている居住者の中から対策本部のメンバーが決まります。

抜けの無いように丁寧に規定しましょう。

このページのまとめ

簡単にこのページのポイントを書いてみました。

• １、災害時マニュアル作成は専門委員会を設置しよう
• ２、完璧なマニュアルを目指さず、早く作り上げよう
• ３、居住者への情報提供を十分にやろう
• ４、継続的に見直しを行う仕組みを作ろう

マンション管理組合の理事会は短い就任期間において多くの問題に対して対応しなければなりません。

日常の管理としては前年の理事会から引き継いだ予算の範囲内でほとんどは実行できますが、

• 現状の問題点の洗い出し
• 長期にわたる検討事項の継続審議
• 次回総会のための予算・議案作り

など、月に一度の理事会ではなかなか調査や検討が進まないのが実態ではないでしょうか？

そこで、多くのマンションでは理事会の下に「専門委員会」の設置をして

• 専門的な知識の必要な課題の検討
• 短期間で少人数が一気に情報収集や検討をしたい場合
• 管理費以外の活動費用が必要な課題の検討、解決
• 複数年にわたる長期的な課題の検討

などに対応しています。

「専門委員会」はマンションによって「諮問委員会」など違う名称で呼ぶことがありますが、、国土交通省の資料などでは「専門委員会」と呼ぶことが一般的なのでこのサイトでは「専門委員会」と呼ぶこととします。

今回は上手に専門委員会を活用できるよう、その仕組みづくりや活用方法をご紹介いたします。

専門委員会の必要性

当サイトの案内人である私自身も、住んでいるマンションの専門委員会には何度も参加したことがあります。

管理組合の役員（理事会）の選び方は輪番制にしろ抽選にしろ公平な選び方が大多数です。

長年立候補して理事長をやり続けるなんていうのはかなり怪しいですよね。

むしろ出来れば引き受けたくない人のほうが多いはずです。

つまり、理事会の役員は現在抱えている問題に対して適切なメンバーが選出されて選ばれているわけではないのです。

しかし、マンション全体を見回してみると

• 個別の課題に対して専門的な知識を持っている
• 意見が違う住民のまとめ役として重要
• 既に定年して短期間に情報収集する時間がある

といった重要な人材が豊富にいるものです。

「今年は理事会の役員ではないから活用できない」というのは単純に「もったいない」だけの話ではありません。
「将来の資産価値」を下げてしまうことになってしまうのです。

国土交通省の「標準管理規約」55条にも「専門委員会の設置」という条項があります。
理事会が求められている仕事の内容から考えて、当然設置されるものだという認識があるのではないでしょうか？

私の個人的な意見ですが、しっかりした管理運営をするためには、期間の長短はありますが最低でも毎年1つくらいは「専門委員会」が設置されているのが普通だと考えます。

専門委員会の効果

「専門委員会を立ち上げて検討する」という効果は、実際の「問題解決能力の向上」という目的以外にも「重要な問題として理事会が検討し、しっかりと対応してますよ。」というアピールの効果があります。

この「アピール」は単なる「表向きの主張」ではなく、

• 重要な課題に対して居住者の注意を引き付ける
• 「数人の理事会のみで重要な決定をした」という印象を与えない
• 次期総会で理事会運営費以外の費用を得ることができる
• 課題によっては短期間に集中した検討ができる

という実質的な効果です。

現実に専門委員会が活動を始めた場合、

• 重要な課題の設定
• メンバーの選定
• 活動内容
• 進捗の報告（議事録の掲示や配布）
• アンケート調査の実施

など、多くの情報公開や収集が必要になるため、一部の非協力的な組合員から総会当日になって「情報が伝わっていない」などのクレームを受けることが少なく、総会決議に対して非常に有利に働きます。

逆に専門委員会をいい加減に運営すると、総会前に組合員や居住者からクレームを受けて総会議題にさえならなくなる可能性もあります。

真剣に理事会が課題に取り組むのであれば、応援団を多く獲得できるので効果は絶大です。

専門委員会の位置づけ

前述いたしましたが、国土交通省の「標準管理規約」にも「専門委員会の設置」が記載されています。

（専門委員会の設置）
第55条
1．理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。
2．専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。

この場合、専門委員会の位置づけは「理事会に対し検討結果をまとめ、委員会としての課題の方向性を決めて報告する」となります。

ちなみに、私の住んでいるマンションでは「総会提出議案作成のための補佐」という位置づけとなっています。

専門委員会で検討する内容

「こういう問題のときには専門委員会を設置したほうが良い」というような教科書的なアドバイスはないのですが、多くのマンションでは下記のような課題を検討するために専門委員会を設置することが多いです。

一般的に設置される専門委員会

時代の変化に対応するために設置される専門委員会

専門委員会設置・運営の手順

実際の委員会の設置や運営は非常に手間がかかります。
区分所有者との対立が発生したり、委員会と理事会が反発するようなことがないように、丁寧な運営を心がけましょう。

国土交通省の「標準管理規約」で規定している専門委員会の位置づけをんもとに、基本的な運営のアドバイスを書きに示します。
もっとマンション全体で一体感を持てるアイデアを出してしっかりと運営していきましょう。

１、委員会の設置

標準管理規約では、委員会の設置は理事会に権限があります。
まずは、理事会で委員会の設置を決定し議事録に残します。議事録への記載内容は下記のとおりです。

• 委員会設置の決定
• 委員会の名称
• 委員会の目的
• 委員会の活動期限
• 委員長（理事会メンバーがよい。区分所有者からの意見やクレームの窓口となります。）の氏名
• 委員メンバーの召集方法

となります。

２、委員会のメンバーと第1回の開催予定

委員会設置を決定した次の理事会に委員就任を承諾したメンバーを召集し、上記の委員会設置の目的などを再度通達します。
また、委員の役割を理事会で決定します。

この際、第1回委員会の日程を決め、理事会の議事録に残します。

専門委員会のメンバー選定の特長は「必要な人材を、必要な人数だけ恣意的に選出することができる」ということです。
機動力を失わないように最低限で最大効果が得られる人数を招集しましょう。

３、委員会議事録を掲示・配布

委員会が活動開始したら、毎回議事録を作成し、掲示・配布をしましょう。
また、居住者の質問に耐えられるように、使った資料などは管理室などで閲覧可能な状態にしておきましょう。

４、理事会への報告

毎月、委員の代表者は理事会出席し活動報告をします。

必ず「活動の詳細が明確に示されない」などとクレームをつけてくる区分所有者がいます。

活動の進捗具合を理事会の議事録にも記載し、後になって区分所有者から「知らなかった」と言わせない努力をしておきましょう。

５、委員会の解散を宣言する

最終報告が終わったら、理事会へ報告し、その理事会議事録に

• 具申された委員会の最終報告内容
• 委員会の目的を達成したこと
• 委員会メンバーへの委員会参画へのお礼
• 委員会の解散の宣言

を記載しましょう。

６、総会への委員の参加

専門委員会のメンバーは必ず次回の総会へ出席し、区分所有者からの質問に備えましょう。

理事会にとってはとても心強い応援団となります。

専門委員会活動の注意点

専門委員会活動は理事会の負担を減らし、迅速な課題への対応ができる一方で注意しなければならないポイントがいくつかあります。
せっかくの規定ですから上手に使いこなしましょう。

１、専門委員会を設置する権限

専門委員会を「誰の権限でいつ作れるのか」は「管理規約にどのような規定をしたか」によります。
上記のような説明は国土交通省の標準管理規約をもとに記載していて、「総会で専門委員会の設置の承認をする」という規定があるとその規定に従わなければなりません。

また、設置する権限＝解散する権限と捕らえて説明しておりますが、「勝手に解散した」というクレームの不安があれば、解散権についても管理規約に記載しておくことも検討しましょう。

２、専門委員会の予算

国土交通省は前述した標準管理規約55条に関するコメントも出しています。

その中で、

（コメント）

①　専門委員会の検討対象が理事会の責任と権限を超える事項である場合や、理事会活動に認められている経費以上の費用が 専門委員会の検討に必要となる場合、運営細則の制定が必要な場合等には、専門委員会の設置に総会の決議が必要となる。

②　専門委員会は、検討対象に関心が強い組合員を中心に構成されるものである。必要に応じ検討対象に関する専門的知識を有する 者（組合員以外も含む）の参加を求めることができる。

と解説しています。

この条文の注意点ですが、

上記1項では「理事会の権限で設置できる」と書いてありますが、「特別な予算を理事会が決定できる」とは書いてありません。

委員会に必要な別の予算が必要な場合は「総会の承認」が必要なことに注意しましょう。

このページのまとめ

簡単にこのページのポイントを書いてみました。

• １、専門委員会の活用で理事会の負担を減らそう
• ２、専門委員会を設置し、迅速で細やかな課題の解決を図ろう
• ３、専門委員会の位置づけをしっかり検討しよう
• ４、専門委員会の予算は理事会では決定できない

昔から「マンションは管理を買え！」と言われています。

日頃からマンションの「資産価値」を維持、向上するために、マンション管理組合の理事をなさっている方は、本当にご苦労が多いと思います。

世の中の流れが目まぐるしく変わっていく中で、毎年検討する内容が複雑になり対応も大変だと思います。

私（案内人）も理事として2年の任期を2回(合計4年)体験しましたが、労力は大変なものでした。さらに、諮問委員会などでも4年。結構頑張っています。

しかし、当サイトの案内人が住むマンションは管理組合の活動が非常に活発で、全員が協力的です。私のように理事で無いときも理事長の依頼で委員会などの参加をしてくれる所有者がたくさんいます。
おかげで、築18年のマンションですが「資産価値」は新規分譲時点から全く下がっていないどころか少し上がっています。

長年住んでいる人が多いので「全体の高齢化」の問題はありますが、売却時にはすぐに売れてしまうのでここ数年は子供を持つ若い居住者も増えて世代交代も上手く行きそうです。

はっきり申し上げて5年も10年も管理規約や細則が、改訂も新規制定もされていないのは異常事態です。

「改訂はされていないが、理事会で検討し総会承認は取っている」という理事もいらっしゃるでしょう。

では、新しく購入される方はどうやってそれを知るのでしょうか？

新しく購入したい方が「このマンションはちゃんと色々なことに対応していて、ルールもバッチリ。住んでいる人も協力的みたいだし買いたい！」と思うことが「資産価値」そのものなのです。

自分たちが安心で安全に生活する体制を作ることはもちろんですが、ほかの人に「買いたい！」と思わせることは「マンションの価格を上げる」最大の要因です。

今回は最低限対応していなければならない「管理規約」や「細則」のポイントをご紹介いたします。

マンション標準管理規約の改正

標準管理規約に関する改正のポイント

ここでは、すぐに対応するべき改正のポイントとして4点のみご紹介いたします。
是非、皆様がお住まいのマンションの管理規約と比較しながら比較してみてください。

改正のポイント
1. 民泊についての対応（用法）

民泊については、「外国人の宿泊が増えるとルールが守られなくなり不安」「不特定多数の人が出入りするので防犯上不安」という居住者もいらっしゃると思います。全体の秩序が守られるようにしっかりと規定するべきだと思います。

〔※住宅宿泊事業に使用することを可能とする場合、禁止する場合に応じて、次のように規定〕
(ア)住宅宿泊事業を可能とする場合
（専有部分の用途）
第１２条 区分所有者は、その専有部分を専ら住宅として使用するものとし、他の用途に供してはならない。
２ 区分所有者は、その専有部分を住宅宿泊事業法第３条第１項の届出を行って営む同法第２条第３項の住宅宿泊事業に使用することができる。

(イ)住宅宿泊事業を禁止する場合
（専有部分の用途）
第１２条 区分所有者は、その専有部分を専ら住宅として使用するものとし、他の用途に供してはならない。
２ 区分所有者は、その専有部分を住宅宿泊事業法第３条第１項の届出を行って営む同法第２条第３項の住宅宿泊事業に使用してはならない。

2. 暴力団の排除

暴力団の排除については警察が非常に力を入れています。この条項の対象は「暴力団への貸与」となっています。
では売買が行われた場合はどうなのでしょうか？
実際は「不動産の売買基本契約書の標準契約書」が既に国土交通省で改訂されており、反社会勢力へ売買した場合のペナルティーなどは莫大なものとなっています。

不動産業者も簡単に仲介できない状況になっており、歯止めは効いていると考えられます。

〔※専有部分の貸与に関し、暴力団員への貸与を禁止する旨の規約の規定を定める場合〕
（暴力団員の排除）
第１９条の２ 区分所有者は、その専有部分を第三者に貸与する場合には、前条に定めるもののほか、次に掲げる内容を含む条項をその貸与に係る契約に定めなければならない。
一 契約の相手方が暴力団員（暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成３年法律第７７号）第２条第六号に規定する暴力団員をいう。以下同じ。）ではないこと及び契約後において暴力団員にならないことを確約すること。
二 契約の相手方が暴力団員であることが判明した場合には、何らの催告を要せずして、区分所有者は当該契約を解約することができること。
三 区分所有者が前号の解約権を行使しないときは、管理組合は、区分所有者に代理して解約権を行使することができること。
２ 前項の場合において、区分所有者は、前項第三号による解約権の代理行使を管理組合に認める旨の書面を提出するとともに、契約の相手方に暴力団員ではないこと及び契約後において暴力団員にならないことを確約する旨の誓約書を管理組合に提出させなければならない。

3. 災害時の対応

東日本大震災から5年以上経過しました。
地震を含む「大規模災害」に関するマニュアルやルール作りが全くされていないのは大問題です。

仙台市では、被災したマンションの詳細なデータの収集や分析をもとに、「防災マニュアルの手引き」を作成しています。
この中にはマンションという生活にとても便利な建物が一転して不便な状況を作りだした原因や、コミュニティー形成がうまく行っているマンションでの成功例など大変勉強になる内容が記載してあります。

また、ほかの自治体でも東日本大震災以降、同様のマニュアルを作成しています。

下記のような管理規約の1条項にとどまらず、詳細な「緊急時細則」と「災害時マニュアル」でしっかりとしたルール作りをすることをお勧めします。

大災害はいつ起こるかわかりませんので早急に対応すべきです。

第２１条の６　理事長は、災害等の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。

4. 外部の専門家の活用

マンション居住者のコミュニケーションが非常に上手く行っており、住民の中に色々な専門家の方がいらっしゃる場合はそれほど問題ではありませんが、「居住者の高齢化により、理事のなり手がいない」とか「長年、管理会社に任せすぎてどこから手をつけていいかわからない」という状況であれば、専門家の活用をお勧めします。

〔※外部専門家を役員として選任できることとする場合〕
第３５条の２ 理事及び監事は、総会で選任する。
３ 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。
４ 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。

個人情報保護法への対応

国土交通省の「標準管理規約の改定」には含まれていませんが、2017年5月30日に改正個人情報保護法が全面施行され、マンション管理組合も「個人情報取扱事業者」の対象となりました。

基本的には

1. 居住者名簿
2. 防犯カメラの映像

 
が個人情報保護法の対象となります。

最近では「個人情報保護法のために居住者名簿が作れない」といった管理組合もあるようですが、私個人としては「権利の乱用」以外のなんでもありません。
「嫌なら出て行け！」と言ってもいいくらいだと思っています。

その理由は、「災害時マニュアル」などを作った場合、「特定の居住者は対象としない」など出来ないからです。

私自身も「緊急時対応細則」「災害マニュアル」の作成をしましたが、丁寧な説明と厳格な取り扱いルールを作成することで反対者は1人もいませんでした。

災害マニュアルは色々な場面を想定しなければならないので、情報収集も含め2年ほどかかりましたが、絶対にやっておくべきです。

そのために「居住者名簿」は不可欠なのです。

さて、個人情報の取り扱いは管理会社とのすり合わせが不可欠です。

理事会が直接居住者の情報をとることはまずありません。

従って、理事会は業務を委託している管理会社に対する「監督責任」を負うことになります。

また、「防犯カメラの映像」についてはマンションで起きた犯罪について警察等へ提供するにはそれほど反対は起きないと思います。

しかし考えておかなければならないのは「近隣で起きた犯罪のために、防犯カメラの映像を提供して欲しい」と依頼があった場合です。

実は、法律的には、警察の捜査に協力する必要がある場合に個人情報を提供しても、個人情報保護法で禁止する個人情報の第三者提供に該当しないのです。
しかし、映像には何が写っているか分かりません。本人が知らないうちに勝手に情報提供されては気持ちが良くありませんよね。

本人から、取得した個人情報を「開示」「訂正」「利用停止」するよう求められた場合は適切に対応する必要があるのも事実です。

ルール作りには十分な情報収集と細心の注意が必要です。

しっかりした管理会社なら、自社の管理方法、管理している他のマンションの事例など様々な情報を提供してくれるはずです。

まだ対応していない管理組合であれば、早急に検討するべきだと思います。

「細則」を活用しよう

「管理規約」と「細則」は基本的な役割が違います。
「管理規約」は「１つの建物を所有する多くの区分所有者の権利関係」について記載するもので、「使用細則」を含む「細則」はその細かなルールが記載されています。

可決数も条件が違い、「管理規約」は総会において特別決議（区分所有者の4分の3以上の出席かつ議決権の4分の3以上）で可決し、「細則」は普通決議（総会において議決権の半数以上の出席かつ出席者の過半数）で可決します。

従って、その時に柔軟な変更が必要だと予想されるものは管理規約に「・・・については○○細則に従う」などの記載をして、細則で対応するべきだと思います。

当サイトの案内人の住むマンションでは「使用細則」以外に細則が７つもあります。

「ごちゃごちゃするのでは？」と思うかもしれませんが、管理規約がシンプルになり、特定の事項について「細則」にまとめて細かく規定されているので非常に読みやすい構造になっています。

「管理規約」を改定する場合は柔軟に対応できるよう、体系的に「細則」の策定をすることをお勧めいたします。

継続的に検討・改定される仕組みづくりをしよう

さて、せっかく策定し総会もどうにか突破した「管理規約」や「細則」ですが、
見直しが何年もされないのでは全く意味がありません。

特に、「緊急時・災害時の対応細則」や「個人情報保護に関する細則」などは、どこかで新たな災害が起こったり、技術の進歩によって情報の扱いが変わることも想定されます。

アイデア次第ですが、「細則」の中に「理事会は、定時総会において必ず理事会で検討した内容を報告しなければならない」と規定してしまうのも良いと思います。

理事会は大変になりますが、
陳腐化を防ぐためにも定めておく方が良いのではないでしょうか？
 

このページのまとめ

簡単にこのページのポイントを書いてみました。

• １、管理規約は定期的に見直そう
• ２、時代遅れの管理規約はマンションの「資産価値」を落とす
• ３、体系的にルールを見直そう
• ４、継続的に見直す仕組みを作ろう

初めてマンションを購入する人にとって、「マンションは共同生活」と言われてもピンと来ないかもしれません。

特に新規の分譲マンションは建物が出来上がっていない状態で購入することも多く、目に見えるものは専有部分（購入する部屋）のモデルルームとパンフレットくらいでしょうか。

しかし、実際は土地部分（敷地や共有部分）も購入していて、他の購入者とともに「共有」することとなります。

実際に引越しして生活が始まると、共同生活をしているという実感が出てきます。

周囲の生活音やゴミだし、駐車場の出庫待ちなど・・・。

多くの人と1つの建物の中で共同生活をするわけですから、日常生活ができるだけストレスなくスムーズに過ごせるようにしたいものです。

通勤や通学、買い物などの利便性や立地については最初から十分な検討をしていると思いますが、スムーズな生活のためにはマンション内のルールを確認することを忘れてはいけません。

そのためには、「管理規約」を徹底的に確認することをお勧めいたします。

今回は新規分譲マンションの場合と中古マンションに分けてその注意点をご紹介いたします。

新規分譲マンションの場合

新規の分譲マンションの場合、「実績」が見えません。
また、これからどのようなトラブルが起こるのかも分かりにくいのが現実です。

最低限チェックしておきたい項目をご紹介しますので、是非確認してください。

１、管理会社の選定

初年度は総会によって決めるということが出来ませんから、管理会社はあらかじめ決まっています。
インターネットでは、管理会社のホームページで「経験」や「実績」を見ることで、大まかに確認できます。

過去に管理しているマンションの管理費を横領したなどというトラブルが無かったかも調べておきましょう。

また、最近では「管理会社受託戸数ランキング」や「管理会社満足度ランキング」なども見れますので参考にしてください。

２、管理規約の初年度の取り扱い

「管理規約」は初めてマンションを購入される方にはなじみがないかも知れません。
簡単に言うと、1つの建物に多くの権利者（区分所有者）が存在するので、その権利関係を明確にし、全体としての共同の利益を害する行為が無いように管理規約でルールを決めているのです。

「区分所有法」という法律で細かな規定がされており、管理規約を制定することを事実上義務付けていますが、国土交通省では「標準管理規約」の形で具体的な指針を示しています。

平成28年に国土交通省は「マンションの管理の適正化に関する指針」の改正を行い、平成29年8月29日に最新版の標準管理規約がホームページで示されています。

これから購入する新規分譲マンションの管理規約は、この標準管理規約が基本になっていると思います。

管理規約に定められている内容は基本的に下記のような内容です。
 

 
この内容は、実際に管理組合や理事会が活動を始めた後、総会において特別決議（区分所有者の4分の3以上の出席かつ議決権の4分の3以上）で可決すれば（かなりハードルが高い）変更することが可能です。

購入時にチェックすべきは総会を経ないで制定されている「初年度」の取り扱いです。
最初に制定されている管理規約は、住民の意思とは関係なく出来上がっています。この初年度の取り扱いは必ずチェックしましょう。

「初年度の取り扱い」自体の記載が無いなどは論外ですが、下記の項目は特にチェックしましょう

1. 管理費の設定（別表として各部屋ごとに示されている）
2. 修繕積立金の設定（別表として各部屋ごとに示されている）
3. 初年度予算
4. 初年度の損害保険契約
5. 地域の自治会、町内会への加入
6. 共有部分の範囲

 
などです。

上記の内容は、サラッと読んでしまうと分かりませんが、特に「管理費」「修繕積立金」が最初に安く設定されていた場合、後から大幅に値上げしないと実際の管理や修繕ができなくなってしまうことがあります。

たとえば、「大規模修繕」は15年後に実施するとして、全体の金額を15倍したときにどれほどの金額になるのかイメージしておいてください。

３、使用細則の設定

管理規約にもとづいて、規約とは別に作成される「共同生活において上の詳細なルール」のことを「使用細則」といいます。

「使用細則」は管理規約とは違い、普通決議（総会において議決権の半数以上の出席かつ出席者の過半数）で可決します。

どういう内容が「使用細則」として規定されているかはマンションによりますが、一般的には次のような内容が記載されていることが多いです。

1. 禁止される事項（物の放置・共用部分に係る工事など）
2. 管理組合に届出を必要とする事項（入居者の変更・専有部分の賃貸など）
3. 駐車場・駐輪場・専用庭の使用に関する事項
4. ゴミ処理
5. 違反者に対する措置

ただし、マンションの生活上のルールを全て「使用細則」に制定する必要はなく、より細かく細則を設定することがあります。

特に「ペット」や「駐車場・駐輪場」については別途細則が制定されていることが多いので、よくチェックしましょう。

中古マンションの場合

中古マンションは何といっても「実績」が見えるので、その気になれば非常にチェックがし易いです。

正直申し上げて、「希望に沿った生活スタイルを求める」物件を探すのであれば「中古マンション」はとてもお勧めです。

特に今回ご紹介しているような「管理規約」については、マンション管理組合の「活発度」や「管理レベル」がしっかりと現れます。

新築マンションとは違い、現状を見て、聞いてチェックすることができるので最大限の注意を払って確認しましょう。

１、管理会社

前述したように管理会社は分譲開始時に決まっています。しかし、その管理会社がマンションの管理・維持・運営にとって良いかどうかはわかりません。
「管理」はマンションの「資産価値」に大きく影響しますから、「管理のプロ」である管理会社がしっかりしていないとドンドン資産価値を下げてしまいます。

「管理会社」の変更は「普通決議」で出来るため、理事会が本気になれば低いハードルで変更できます。

ホームページでの確認や「管理会社ランキング」を参考にすることはもちろん、後述する管理規約、細則の制定・変更にしっかりとしたアドバイスが出来ているかどうかも確認しましょう。

２、管理規約の見直し

前述したように、管理規約の変更は特別決議（区分所有者の4分の3以上の出席かつ議決権の4分の3以上）という高いハードルですが、
5年も10年もまったく変更がないのは問題があります。

前述したものと同じ表ですが、管理規約に記載されているのは基本的に下記のような内容です。

一見、普遍的な内容で変更することころは見当たりません。

しかし、「新たな細則の制定」や「会計」「役員の選出」「災害時の対応」など「居住者の年齢の変化」や「防犯」といった、時代が抱える問題への対応が早急に行われなければならない中で、全く変更がないのは不自然です。

この場合、「管理会社や理事会が全く対応していない」パターンと「理事会は真剣に考えているが、総会決議のみを行って規約を改訂していない」の２つのパターンがあります。

管理規約の変更がされていない場合には「総会議事録」を確認させてもらいましょう。（不動産業者に依頼することも可能です）

２、使用細則など細則の制定、見直し

使用細則を含む「細則」は共同生活上のルールですから、しっかりと確認しましょう。

特にペットを飼いたいという方は、ペットの大きさ、頭数、届出など詳細な規定があるはずですので良く確認しましょう。

細則の制定ですが、やはり、5年も10年も新規制定もされず、変更もされないのは不自然です。こちらも「管理会社や理事会が全く対応していない」パターンと「理事会は真剣に考えているが、総会決議のみを行って規約を改訂していない」の２つのパターンがあります。

今の時代を考えると次のような規定がされているマンションはしっかりと活動されていると思います。

1. 大災害に対応する緊急時対応細則
2. 民泊に関連する細則
3. 個人情報保護に関する細則/li>

話題も最近のものが多く、理事会が機能していないとテーマになりません。

ただし、全てが出来ている必要はなく、「現在検討中」は十分のレベルにあると思います。

現実には情報収集と区分所有者の多数合意に時間がかかるものばかりです。

また、使用細則を含むルールがある場合、確認できる範囲で「ちゃんとルールが守られているマンションか？」をしっかりチェックしましょう。
「ゴミ出し」のトラブルは非常に多いので、ゴミ出しのときに見に行くと分かり易いかも知れません。

このページのまとめ

簡単にこのページのポイントを書いてみました。

• １、マンションの購入時には管理規約を確認しよう
• ２、細則は生活のルール。しっかり制定されているマンションを購入しよう
• ３、新築の時から5年も10年も規約や細則に変更がないのは不自然
• ４、ルールを守る住民かどうかも確認しておこう